Jak využít AI ve firmě: 5 úkolů z administrativy, kterými začít

Většina firem chce AI vyzkoušet. Málokdo ale ví, kde začít. Velký projekt na celou firmu obvykle uvízne v plánování. Lépe funguje jeden malý úkol, na kterém hned uvidíte výsledek.

V tomto článku najdete pět úkolů z administrativy, kterými můžete začít. Takovou práci má každá firma, ať prodává, vyrábí, nebo poskytuje služby.

Jak poznat vhodný první úkol

Dobrý první úkol má několik společných znaků:

Opakuje se. Děláte ho každý den nebo každý týden.
Má jasný postup. Umíte ho popsat kolegovi v pár větách.
Pracuje s daty, ke kterým lze dát přístup. Pošta, tabulky, dokumenty, účetní program, webové aplikace.
Výsledek se dá zkontrolovat. Hned poznáte, jestli je dobře.
Chyba nic nezničí. Výsledek před odesláním zkontroluje člověk.

Naopak se na začátek nehodí úkoly, kde rozhoduje úsudek s právní nebo finanční odpovědností. Ty nechte na lidech.

Pomůže jednoduchý test. Zeptejte se lidí ve firmě: „Co vás tento týden nejvíc zdrželo?“ Odpovědi vám dají první seznam kandidátů.

5 úkolů, kterými začít

AI zaměstnanec pracuje v aplikacích, které už používáte. Ovládá je přes obrazovku jako člověk. Účetní program, ERP ani docházku proto nemusíte propojovat.

1. Datová schránka a lhůty

Datová schránka je dobrý začátek. AI zaměstnanec každé ráno roztřídí nové zprávy podle úřadu a typu. Lhůty zapíše do kalendáře s připomínkou. Na výzvy připraví koncept odpovědi s podklady.

Vy dostanete souhrn: kdo píše, co chce a do kdy. Odpověď úřadu odejde, až ji zkontrolujete a schválíte.

2. Faktury do účetního programu

Přepisování faktur zabere účetní hodiny každý týden. AI zaměstnanec přečte fakturu z e-mailu, ověří dodavatele v ARES a zapíše ji do účetního programu. Vyplní stejná pole jako účetní.

Faktury s chybou nebo bez objednávky označí a pošle účetní. Zaúčtování schvaluje ona.

3. Reporty z více systémů

Každé pondělí někdo skládá čísla z ERP, CRM a docházky do jedné tabulky. Tuto práci můžete předat. AI zaměstnanec stáhne sestavy, porovná je s minulým týdnem a označí velké změny. Přehled na jednu stránku pošle vedení.

Když data chybí, napíše to do přehledu a zeptá se, kdo je doplní. Neodhaduje je.

4. Objednávky a platby

Objednávky z e-mailů a portálů odběratelů zapíše do ERP. Zkontroluje sklad a ceny podle smlouvy. Platby z bankovního výpisu spáruje s fakturami podle variabilního symbolu.

Na faktury po splatnosti připraví upomínky. Odejdou, až je schválíte.

5. Smlouvy a dokumenty podle šablony

Smlouvy, nabídky a dokumenty k nástupu nového zaměstnance mají ve firmě šablonu. AI zaměstnanec dohledá podklady v e-mailech a v zápisu ze schůzky. Vyplní šablonu, vytvoří PDF a uloží ho do správné složky.

Otázky, na které podklady neodpověděly, sepíše na konec dokumentu. Obsah posoudí a smlouvu podepíše člověk.

Podrobnější popis všech osmi příkladů najdete na stránce Co AI zaměstnanec umí.

Co AI nechat nedělat

AI zaměstnanec pracuje s přístupy, které mu dáte. Proto začněte s malými přístupy a rozšiřujte je postupně.

Nechte na lidech:

rozhodnutí o penězích, smlouvách a lidech,
odeslání důležitých zpráv zákazníkům bez kontroly,
odeslání podání a odpovědí úřadům bez kontroly,
cokoli, co nejde vrátit zpět.

Tato pravidla nejsou nedůvěra. Stejně zaučujete i nového kolegu. Nejdřív dostane jednodušší úkoly a kontrolu. Víc samostatnosti přijde, až si ověříte, že práci dělá dobře.

Kdo má AI zaučit

Vyberte člověka, který úkol dnes dělá. Zná postup i výjimky. Bude AI zadávat práci, odpovídat na její dotazy a schvalovat výsledky.

Nemusí to být technik. Stačí, když umí postup srozumitelně popsat. Počítejte s tím, že mu zaučení v prvních týdnech zabere část času.

Jak měřit přínos

Přínos AI nezměříte dojmem. Potřebujete srovnání před a po. Nemusí být složité.

Před začátkem si zapište:

kolik času úkol zabírá dnes, třeba za jeden týden,
kdo ho dělá a jak často,
jak často se v něm objeví chyba nebo zpoždění.

Po několika týdnech zapište totéž znovu. Sledujte také, kolik výsledků musíte opravovat. Když oprav ubývá, AI zaměstnanec se úkol naučil.

Počítejte i s časem na zaučení. První týdny budete vysvětlovat postup a kontrolovat víc. Je to stejné jako u nového člověka. Rozhodující je stav po zaučení, ne první den.

Jak začít v praxi

Postup pro první měsíc může vypadat takto:

Vyberte jeden úkol podle kritérií výše.
Popište postup v několika větách, jako byste ho vysvětlovali kolegovi.
Určete, kdo výsledky kontroluje a schvaluje.
Dejte AI jen přístupy, které úkol potřebuje.
Po několika týdnech porovnejte čas a chyby s výchozím stavem.
Když úkol funguje, přidejte další.

Nejčastější chyba je začít příliš velkým úkolem. Druhá nejčastější je nezapsat si výchozí stav. Pak nevíte, jestli se něco zlepšilo.

Shrnutí

AI ve firmě nemusí znamenat velký projekt. Začněte jedním opakovaným úkolem s jasným postupem. Výsledky kontrolujte a přístupy rozšiřujte postupně. Přínos měřte srovnáním před a po.

Pokud chcete vidět, jak by AI zaměstnanec zvládl váš konkrétní úkol, domluvte si ukázku. Přineste jeden úkol, který vás zdržuje.