Co AI zaměstnanec umí: 8 příkladů z administrativy

Zadání

„Projdi každé ráno datovou schránku. Zprávy roztřiď, lhůty dej do kalendáře a na výzvy připrav odpovědi. Odešlu je sám.“

Aplikace

• Datová schránka
• Google Kalendář
• Google Disk
• Google Chat

Co udělá

1. 1Uloží nové zprávy a jejich přílohy do složky úřední pošty.
2. 2Roztřídí je podle úřadu a typu: výzva, rozhodnutí, oznámení, informace.
3. 3U každé zprávy zjistí lhůtu. Zapíše ji do sdíleného kalendáře s připomínkou podle délky lhůty.
4. 4Na výzvy napíše koncept odpovědi a přiloží podklady z účetnictví.
5. 5Do chatu pošle souhrn: kdo píše, co chce a do kdy.

Výsledek

Ráno čeká v chatu přehled úřední pošty a lhůty jsou v kalendáři. Odpověď úřadu odejde, až ji člověk zkontroluje a schválí.

Zadání

„Faktury od dodavatelů chodí na faktury@. Zapiš je do účetního programu. Ty, které nesedí, mi pošli.“

Aplikace

• Outlook
• účetní program
• ARES
• registr plátců DPH

Co udělá

1. 1Ve schránce faktury@ najde nové faktury v PDF i nafocené doklady.
2. 2Z každé přečte dodavatele, IČO, číslo dokladu, data, částky a sazby DPH.
3. 3Dodavatele ověří v ARES. U plátce DPH zkontroluje, že bankovní účet je zveřejněný v registru.
4. 4V účetním programu založí přijatou fakturu a vyplní stejná pole jako účetní.
5. 5Faktury s chybou nebo bez objednávky označí a pošle účetní s popisem problému.

Výsledek

Faktury jsou zapsané v účetním programu. Účetní dostane jen krátký seznam faktur, o kterých musí rozhodnout. Zaúčtování schvaluje ona.

Zadání

„Každé pondělí ráno mi pošli přehled za minulý týden: tržby, nové zakázky, objednávky po termínu a přesčasy. Stačí jedna stránka.“

Aplikace

• ERP
• CRM
• docházkový systém
• Excel
• Outlook

Co udělá

1. 1Přihlásí se do ERP, CRM a docházkového systému a stáhne sestavy za minulý týden.
2. 2Čísla spojí v jedné tabulce a porovná je s předchozím týdnem.
3. 3Změny větší než 10 % označí a dohledá jejich příčinu, například velkou zakázku.
4. 4Napíše přehled na jednu stránku s tabulkou a třemi hlavními zjištěními.
5. 5Přehled pošle vedení e-mailem a uloží ho do sdílené složky.

Výsledek

Vedení má v pondělí ráno přehled na jedné stránce. Systémy nemusíte propojovat, AI zaměstnanec čte data tam, kde je čtete vy. Když data chybí, napíše to do přehledu.

Zadání

„Objednávky od odběratelů chodí e-mailem a přes jejich portál. Zapiš je do ERP a připrav potvrzení s termínem dodání.“

Aplikace

• Outlook
• ERP
• portál odběratele

Co udělá

1. 1Projde e-maily s objednávkami a stáhne nové objednávky z portálu odběratele.
2. 2V ERP najde zákazníka a položky podle katalogových čísel.
3. 3Zkontroluje stav skladu a ceny podle smlouvy se zákazníkem.
4. 4Objednávku zapíše do ERP. Položky, které nejsou skladem, označí.
5. 5Připraví potvrzení objednávky s termínem dodání.

Výsledek

Objednávky jsou v ERP ještě týž den. Potvrzení zákazníkovi odejde po schválení obchodníkem.

Zadání

„Každé pondělí spáruj platby z výpisu s fakturami. Na neuhrazené faktury po splatnosti připrav upomínky, pošlu je já.“

Aplikace

• internetové bankovnictví
• účetní program
• Excel
• Outlook

Co udělá

1. 1V internetovém bankovnictví stáhne výpis za minulý týden. Má tam přístup jen pro čtení.
2. 2Platby spáruje s fakturami podle variabilního symbolu a částky.
3. 3Platby bez symbolu nebo s jinou částkou zapíše do zvláštního seznamu.
4. 4V účetním programu označí uhrazené faktury.
5. 5Na faktury po splatnosti napíše upomínky podle šablony.

Výsledek

Účetní dostane seznam spárovaných plateb a krátký seznam plateb, které musí dořešit sama. Upomínky čekají v konceptech a odejdou po schválení.

Zadání

„V pondělí nastupuje nová kolegyně do skladu. Připrav všechno k nástupu podle našeho seznamu.“

Aplikace

• Google Dokumenty
• docházkový systém
• mzdový program
• Google Kalendář

Co udělá

1. 1Z osobního dotazníku vyplní pracovní smlouvu podle firemní šablony.
2. 2Kolegyni založí v docházkovém systému a ve mzdovém programu.
3. 3Připraví přihlášení do evidence zaměstnanců ČSSZ a oznámení pro zdravotní pojišťovnu.
4. 4Napíše správci IT, které účty a přístupy kolegyně potřebuje.
5. 5Naplánuje vstupní školení bezpečnosti práce a pošle pozvánku.

Výsledek

Smlouva čeká na podpis a podání úřadům jsou připravená. Přihlášení do evidence zaměstnanců ČSSZ musí odejít před nástupem. Odeslání schvaluje mzdová účetní.

Zadání

„Připrav rámcovou smlouvu pro nového odběratele podle naší šablony. Podklady máš v zápisu ze schůzky a v e-mailech.“

Aplikace

• Google Dokumenty
• Google Disk
• Gmail
• obchodní rejstřík

Co udělá

1. 1Dohledá zápis ze schůzky a e-maily s odběratelem.
2. 2Údaje o firmě ověří v obchodním rejstříku: sídlo, IČO a kdo za ni jedná.
3. 3Vyplní šablonu smlouvy: strany, předmět, ceny, termíny a splatnost.
4. 4Otázky, na které podklady neodpověděly, sepíše na konec dokumentu.
5. 5Uloží PDF do složky zakázky a pošle odkaz ke kontrole.

Výsledek

Smlouva leží ve složce zakázky jako PDF i jako dokument k úpravám. Obsah posoudí a smlouvu podepíše člověk.

Zadání

„Vyúčtuj mi cestu do Brna z minulého týdne. Účtenky jsem nafotil do složky Cesty.“

Aplikace

• Google Kalendář
• Google Disk
• docházkový systém
• Excel

Co udělá

1. 1Z kalendáře zjistí čas odjezdu a návratu a místo jednání.
2. 2Z fotek účtenek přepíše ubytování, parkovné a jízdenky.
3. 3Stravné spočítá podle délky cesty a sazeb z aktuální vyhlášky.
4. 4Náhradu za jízdu vlastním autem spočítá podle ujetých kilometrů a sazeb z vyhlášky.
5. 5Vyplní vyúčtování v docházkovém systému a přiloží účtenky.

Výsledek

Vyúčtování čeká v docházkovém systému na schválení vedoucím. Proplacení dál řeší účetní.